特定技能機関必見協力確認書提出完全成功のための徹底ガイド

本ページは、令和7年4月1日より施行される「特定技能雇用契約及び一号特定技能外国人支援計画の基準等を定める省令の一部改正」に伴い、特定技能外国人の受け入れを行う事業所の皆様に向けた重要な情報となります。対象となるのは、特定技能外国人を雇用する企業や個人事業主であり、各市区町村に提出が求められる「協力確認書」の作成・提出について詳しくご案内しています。
本記事では、協力確認書の提出方法や対象、注意点、その他関連情報とともに、実施時期やアクセス方法などをわかりやすくまとめ、皆様に安心して手続きを進めていただけるよう解説いたします。

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協力確認書の提出概要

令和7年4月1日から施行される改正省令により、特定技能外国人の受け入れにあたっては、各特定技能所属機関（事業所）が、外国人労働者が活動する事業所の所在地や居住地に属する地方公共団体へ「協力確認書」を提出することが義務付けられました。
「協力確認書」とは、受け入れ機関が、外国人が滞在する自治体からの共生施策に関する要請に応じ、必要な協力を行う旨を文書で明記したものです。これは、地方自治体と連携しながら、在留外国人が安心して活動できる環境づくりを支援するための重要な役割を担っております。

改正省令は、令和7年4月1日以降に初めて外国人の在留資格に関する手続き（在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留資格更新許可申請）が行われるタイミングで適用されます。初めて特定技能外国人を受け入れる場合には、雇用契約締結後、所定の手続き前にこの確認書の提出が求められ、既に外国人を受け入れている場合にも、施行期日以降の新たな申請時に必要となります。

提出対象と基本手続き

協力確認書の提出は、以下のような場合に必要です。
・初めて特定技能外国人を受け入れる場合
・既存の外国人に対して、在留資格変更又は在留資格更新許可申請を行う場合
・その他、外国人受け入れ時に申請書類に記載の情報に変更が生じた際（事業所の所在地や外国人の居住地が変わる場合、または所属機関の連絡先が更新される場合など）

なお、提出は「電子メール」「郵便」もしくは直接持参による方法が認められており、可能な限り電子メールでの提出にご協力いただくようお願いしています。提出時のメールの件名は「協力確認書の提出について」とし、各地域の担当部署へ適切にご連絡いただくことが求められます。

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地方自治体との連携強化による安心の体制

本制度の魅力は、特定技能外国人が安心して就労できる環境を整備するため、地方自治体と密接に連携している点です。協力確認書を通じて、事業所と自治体が共生施策に関して意識を共有し、実際に必要な支援を提供する体制が整えられています。
この連携により、外国人労働者の受け入れに際し、所在地と居住地域の双方の自治体との協議がスムーズになり、事業所と地域が一体となって支援策を進めることが可能となります。

運用の効率化と手続きのわかりやすさ

電子メールでの提出が推奨されるなど、手続きの効率化が図られている点も、この制度の大きな魅力です。
提出先は、特定技能外国人が活動する事業所の所在地および居住地の市区町村となっており、両者が同一の場合は１通のみの提出で済むため、手続きの手間が軽減されます。
また、定められたフォーマットに基づいて情報を整理することで、事務作業が一層シンプルになり、申請者は安心して必要な手続きを進められる環境が提供されます。

さらに、提出後は受領確認の連絡が電子メールで行われるため、いつ、どのような手続きが完了したのか、透明性のある運用が実現されています。
このような体制が、所属機関や受け入れ事業所の管理業務の円滑化に寄与し、今後の運用に対しても期待が高まっています。

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施行期間と対象となるタイミング

この制度は、令和7年4月1日以降に初めて特定技能外国人を受け入れる場合、あるいは在留資格の変更または更新申請を行う際に適用されます。
施行期日以降、初めて申請される場合には、速やかに協力確認書の提出が必要となるため、事前準備をしっかり行うことが求められます。
また、一度提出済みの協力確認書がある場合でも、事業所の所在地、外国人の居住地域、もしくは担当者連絡先等に変更が生じた場合は、再度同一市区町村に対して提出し直す必要があります。
この点に関しては、提出期限や手続きのタイミングを十分に確認し、必要な更新を行うよう注意してください。

提出方法と連絡先の詳細

協力確認書の提出方法は大きく分けて「電子メール」「郵便」「直接持参」の3種類となっております。
電子メールでの提出が一番効率的で、受領確認が速やかに行われるため推奨されています。
郵送の場合は、福岡県大野城市曙町2丁目2番1号の大野城市役所地域創造部コミュニティ文化課芸術文化担当宛となっており、持参の場合は大野城市役所新館3階の同担当部署に直接お持ちいただく形式です。

お問い合わせは、地域創造部コミュニティ文化課芸術文化担当（電話：092-580-1996、092-580-1876、ファクス：092-573-7791）まで行ってください。
また、詳細な情報は公式ホームページや、外部の関連サイトをご参照いただくことも可能です。
例えば、特定技能制度に係る連携に関する情報は、出入国在留管理庁の外部リンク先などで最新情報を確認できます。

全体の手続きにおける流れは、特定技能外国人との雇用契約締結後、在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請を行う前に協力確認書を提出するという流れになっております。
これにより、必要な支援体制が整った状態で申請手続きに入ることができるため、事業所と自治体双方の連携が一層促進される仕組みとなっています。

まとめ

今回の「特定技能所属機関の皆様へ　『協力確認書』の提出について」のお知らせは、令和7年4月1日から施行される新たな省令に基づき、外国人労働者の受け入れ及び在留資格に関する手続きが大きく変わる運用のポイントを網羅しています。
特定技能外国人を受け入れる事業所や個人事業主は、所在地および居住地の市区町村に対して協力確認書を提出することが義務付けられており、初回提出時のみならず、事業所の情報が変更された場合にも再提出が必要となります。
各市区町村との連携を強化するこの制度は、外国人の受け入れ体制の透明性と効率性を高めることを目的としており、提出方法においても電子メール・郵便・直接持参と多様な選択肢が用意されています。

また、提出方法の統一や受領確認のプロセスにより、手続き全体の円滑な進行が期待できる仕組みが整っています。
今後、特定技能外国人を受け入れるにあたっての初動や、在留資格の更新・変更のタイミングで改めて確認が必要となる場合も考慮し、各事業所では早めの対応と準備が求められます。
特に、事務処理や連絡体制の整備は、自治体との一体化した共生施策を進める上で極めて重要なポイントとなります。

以上のように、本件は単なる書類の提出手続きにとどまらず、地方自治体と受入事業所との間でしっかりとした協力体制を築くための制度的な基盤となっています。
各事業所は、今後の運用に向けた準備を着実に進めることが、安心して特定技能外国人の受け入れを行うための鍵となります。
まだ一度もこの制度に触れたことがない事業所の皆様にとっては、今回の説明を通じて具体的な手続きの流れや必要書類、提出先、そして連絡方法についての理解を深めていただければと思います。
最新の情報を常に確認しながら、適切な手続きと自治体との連携を進めることで、皆様が安心して特定技能外国人を受け入れる環境を構築できることを願っています。