特定技能外国人受け入れ企業向け協力確認書の提出方法と手続きガイド

令和7年4月1日から施行される特定技能基準省令の改正に伴い、特定技能所属機関は地域の共生施策に協力する責務が生じました。小川町では、特定技能外国人を受け入れる企業向けに「協力確認書」の提出を求めています。このプロセスを理解し、適切に対応することは、地域社会との良好な関係構築と法令遵守の観点から極めて重要です。本記事では、協力確認書の提出について、その背景、提出方法、必要な書類など、詳しく解説します。

特定技能制度における地域共生施策の重要性

制度改正の背景と目的

令和7年4月1日から、特定技能基準省令の一部が改正され、新たな制度が施行されました。この改正は、特定技能外国人の受け入れ数の増加に対応するために実施されたものです。

改正の主な目的は、特定技能所属機関が単に外国人労働者を雇用するだけでなく、地域における外国人との共生社会の実現に積極的に寄与することを求めることにあります。これにより、受け入れ地域の住民生活と外国人労働者の生活が調和した環境づくりが促進されます。

「特定技能の在留資格に係る制度の運用に関する基本方針」（平成30年12月25日閣議決定、令和6年3月29日一部変更）には、1号特定技能外国人に対する支援は地域の外国人との共生に係る取組を踏まえて行うことが明記されています。この基本方針が、今回の省令改正の根拠となっています。

特定技能所属機関の新たな責務

改正後、特定技能所属機関（外国人労働者を受け入れる企業など）には、以下のような新たな責務が課せられました。

第一に、地方公共団体から共生社会の実現のために実施する施策（共生施策）に対する協力を要請された場合、当該要請に応じて必要な協力をすることが義務付けられました。共生施策とは、地域社会における外国人との共生に関連するあらゆる施策を指します。例えば、地域の行事への参加、日本語学習の支援、生活相談窓口の利用協力などが考えられます。

第二に、1号特定技能外国人に対する支援計画の作成・実施に当たっては、地方公共団体が実施する共生施策を踏まえることが求められています。これにより、企業が提供する支援と地域が提供する支援が連携し、より効果的な外国人労働者の受け入れ環境が構築されることになります。

協力確認書の提出について

協力確認書とは何か

協力確認書は、特定技能所属機関が小川町に対して、地域の共生施策に協力することを確認するための書類です。この書類は、企業が地域社会との関係を築き、共生社会の実現に向けた姿勢を示すための重要なドキュメントとなります。

協力確認書を提出することにより、特定技能所属機関は地域の一員として認識され、地方公共団体との連携がより円滑になります。また、外国人労働者にとっても、受け入れ先企業が地域社会に貢献する姿勢を示すことで、より安心して働ける環境が整備されます。

提出が必要なタイミング

協力確認書の提出タイミングは、企業の状況によって異なります。以下の2つのケースに分けて説明します。

初めて特定技能外国人を受け入れる場合：当該外国人と特定技能雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行う前に提出する必要があります。つまり、外国人労働者の受け入れプロセスの初期段階で、協力確認書の提出が求められるということです。

既に特定技能外国人を受け入れている場合：施行期日（令和7年4月1日）以降、初めて当該外国人に係る在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請を行う前に提出する必要があります。既に外国人労働者を雇用している企業も、このタイミングで協力確認書を提出することが求められます。

提出先に関する重要な注意事項

協力確認書は、受け入れる（または受け入れている）特定技能外国人が活動する事業所の所在地および住居地が属する市区町村のそれぞれに提出する必要があります。

例えば、事業所が小川町にあり、外国人労働者の住居地が別の市区町村にある場合は、小川町と当該市区町村の両方に協力確認書を提出しなければなりません。一方、事業所と住居地の両方が小川町にある場合は、小川町に対して1通提出すれば足りります。

この規定は、地域社会全体での外国人労働者の受け入れ状況を把握し、各自治体が効果的な共生施策を実施するための措置です。

協力確認書の提出方法

郵送での提出

協力確認書を郵送で提出する場合は、以下の住所に送付してください。

〒355-0392
埼玉県比企郡小川町大字大塚55
小川町 防災地域支援課 地域支援担当

郵送での提出は、時間的な余裕がある場合に便利な方法です。ただし、配送期間を考慮して、提出期限に余裕を持って送付することをお勧めします。

電子メールでの提出

より迅速な提出を希望する場合は、電子メールでの送付も可能です。以下のメールアドレスに協力確認書を添付して送信してください。

ogawa101@town.saitama-ogawa.lg.jp
小川町 防災地域支援課 地域支援担当

電子メールでの提出は、リアルタイムで提出確認ができるため、確実性が高い方法です。送信後、念のため到着確認を取ることをお勧めします。

窓口への持参

直接提出を希望される場合は、小川町役場庁舎1階1番の防災地域支援課にお越しください。

窓口への持参は、その場で書類の確認や不備の指摘を受けることができるため、最も確実な方法です。営業時間は午前8時30分から午後5時15分（土曜・日曜・祝日・年末年始を除く）です。

提出に必要な書類

協力確認書の様式

小川町では、令和7年7月版の協力確認書の様式を用意しています。この様式はWord形式で提供されており、企業が必要な情報を記入した上で提出する必要があります。

協力確認書（令和7年7月版）のWord形式ファイルは、小川町の公式ウェブサイトからダウンロード可能です。ファイルサイズは15.5KBです。

記載例の参考資料

協力確認書の記入方法について疑問がある場合は、小川町が提供する記載例を参考にすることができます。

直接雇用の場合：企業が特定技能外国人を直接雇用する場合の記載例が提供されています。このPDF形式のファイル（ファイルサイズ：94.2KB）には、実際の記入方法が詳しく示されており、企業の担当者が正確に協力確認書を作成するのに役立ちます。

派遣形態の場合：派遣会社から特定技能外国人を受け入れる場合の記載例も提供されています。このPDF形式のファイル（ファイルサイズ：95.4KB）には、派遣形態特有の記入ポイントが示されており、派遣受け入れ企業が適切に協力確認書を作成するのに役立ちます。

これらの記載例は、令和7年7月版に対応しており、最新の制度要件に基づいています。

制度詳細情報の確認

出入国在留管理庁のホームページ

特定技能制度に関するより詳細な情報については、出入国在留管理庁の公式ホームページを参照することをお勧めします。

出入国在留管理庁では、特定技能制度における地域の共生施策に関する連携について、最新の情報を掲載しています。制度の詳細、Q&A、申請手続きなど、企業が知っておくべき情報が網羅されています。

ホームページには、協力確認書の提出に関する最新情報も随時更新されるため、定期的に確認することが重要です。

施行時期と対応スケジュール

令和7年4月1日からの施行

特定技能基準省令の改正は、令和7年4月1日から施行されます。この日を境に、新たな制度要件が適用されることになります。

既に特定技能外国人を受け入れている企業も、施行期日以降に在留資格変更許可申請または在留期間更新許可申請を行う際には、協力確認書の提出が必要になります。

企業側の準備

令和7年4月1日の施行に向けて、特定技能所属機関は以下の準備を進める必要があります。

第一に、協力確認書の様式をダウンロードし、記載例を参照しながら、自社の状況に合わせた協力確認書を作成することです。直接雇用か派遣形態かによって、記入方法が異なる可能性があるため、適切な記載例を選択することが重要です。

第二に、事業所所在地と外国人労働者の住居地がどの市区町村に属するかを確認し、提出先を把握することです。複数の市区町村に提出が必要な場合は、それぞれの自治体の提出方法を確認する必要があります。

第三に、地域の共生施策について事前に把握し、自社がどのような協力を提供できるかを検討することです。これにより、協力確認書の提出後、地方公共団体からの協力要請に対して、スムーズに対応することができます。

お問い合わせ先

小川町防災地域支援課への相談

協力確認書の提出に関して質問や不明な点がある場合は、以下の連絡先で小川町防災地域支援課に相談することができます。

電話番号：0493-72-1221
庁舎1階（内線353、354）、2階（内線351、352）
ファックス：0493-74-2920

電話での問い合わせは、営業時間内（午前8時30分から午後5時15分、土曜・日曜・祝日・年末年始を除く）に受け付けています。メールでの問い合わせも可能です。

まとめ

令和7年4月1日から施行される特定技能基準省令の改正により、特定技能所属機関は地域の共生施策に協力することが新たに義務付けられました。小川町では、この制度に対応するため、特定技能外国人を受け入れる企業に対して協力確認書の提出を求めています。

協力確認書の提出は、企業が地域社会の一員として認識され、外国人労働者がより安心して働ける環境づくりに貢献するための重要なステップです。初めて特定技能外国人を受け入れる企業も、既に受け入れている企業も、提出タイミングと提出先を正確に把握し、期限内に適切に対応することが求められます。

郵送、電子メール、窓口持参など、複数の提出方法が用意されており、企業の都合に応じて選択することができます。記載例を参考にしながら協力確認書を作成し、小川町防災地域支援課に提出することで、制度への適切な対応が実現します。

地域社会との良好な関係構築と法令遵守の観点から、この新たな制度に積極的に対応することをお勧めします。不明な点や質問がある場合は、遠慮なく小川町防災地域支援課に相談してください。